MANAGER ROLE

TRAINING AND REFERENCE GUIDE

LEARNINGZEN.COM

TABLE OF CONTENTS

Table of

Contents................................................................................................................................. 1

Acknowledgements ................................................................................................................ 2

Curriculum Development Team ........................................................................................... 2

Copyright Information ......................................................................................................... 2

Trademarks ......................................................................................................................... 2

Disclaimer ........................................................................................................................... 2

Contact Information ............................................................................................................ 2

Course Objectives .................................................................................................................. 3

Using the Training and Reference Guide ................................................................................. 4

Manager Dashboard ............................................................................................................... 5

Creating and Administering User Accounts ............................................................................. 6

Creating Accounts ............................................................................................................... 7

CSV Method ............................................................................................................................ 7

Data Entry Method ............................................................................................................... 13

Administering Accounts .................................................................................................... 14

Assigning Students to Courses .............................................................................................. 15

Assigning By Student ......................................................................................................... 16

Assigning By Course .......................................................................................................... 18

Managing Group and Course Category Access ...................................................................... 22

Assigning Students to Groups (Group Membership) .......................................................... 22

Assigning Groups to Course Categories (Manage Course Categories) ................................. 24

Progress Tracking.................................................................................................................. 26

Reports and Metrics………………………………………… …………………………………… ………………………… 29

Manage Course Due D ates…………………… …..……….................... ........................................... 31

Suggestions? ........................................................................................................................ 33

LEDGEMENTS

We hope this training guide will be useful both during and after your training session. If you have any comments or questions about this guide, please forward them to LearningZen Customer Service at (877) 850-1214 or support@learningzen.com.

September 12, 2017

Manager Role - Page: 1 | L e a r n i n g Z e n . c o m

CURRICULUM DEVELOPMENT TEAM

LearningZen Support Team

COPYRIGHT INFORMATION

Copyright 2009, Gold Systems, Inc. All rights reserved. This manual may not in whole or in part be copied, photocopied, reproduced, translated, or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, without prior written consent.

TRADEMARKS

LearningZen is a registered Trademark of Gold Systems, Inc. Other brand or product names are trademarks or registered trademarks of their respective corporations.

DISCLAIMER

Every effort has been made to ensure the accuracy of the information included in this training guide. However, this training guide is provided without any warranty whatsoever, either expressed or implied, including but not limited to the contents of this guide, its marketability, or fitness for any particular purpose. Neither the authors nor anyone else involved with the development, production or delivery of this material shall be liable for any reason. 

CONTACT INFORMATION

LearningZen Gold

Systems, Inc.

3330 S 700 E, Suite C

Salt Lake City, UT 84106

(877) 850-1214

support@learningzen.com

Manager Role - Page: 2 | L e a r n i n g Z e n . c o m

COURECTIVES

Welcome to the Manager Role training class. Managers play a key role in helping your organization distribute the responsibilities of administering your students’ experience in LearningZen. Managers are often people that supervise a department of people, a retail store location, or a geographic region.

By the end of this course, you will have the skills to:

• Create Student Accounts

• Assign Courses to your Students

• Assign your Students to any of your Groups

• Track Student progress on Courses

• Run various Reports to monitor Course Activity

Your instructor will lead you through each of the chapters in the training guide. If you have question s, please don’t hesitate to ask. This class is designed to be both informative and fun, so let your instructor know if we can do anything to make you more comfortable.

USING THE TRAINING AND REFERENCE GUIDE

The training guide is yours to keep at the end of the class. Please feel free to add your own notes if you like. This workbook contains not only the instructions that will be performed in class, but also valuable information you can refer to at a later date.

You can use this training and reference guide in several ways:

• As a learning tool during class. Follow your instructor through the manual as each topic is discussed. 

• As a tool for reviewing skills after class.

• As a Quick Reference Guide

• As a self-study course workbook

September 12, 2017

Manager Role - Page: 3 | L e a r n i n g Z e n . c o m

MANAGER DASHBOARD

All of the functionality necessary for managers may be accessed from the Manager Dashboard, which is accessed by clicking the Manager tab. Here is a sample Manager Dashboard.

Figure 1- Manager Dashboard

This page allows access to all of the features that a manager needs to be effective within LearningZen:

• Items in the Students area allow managers to create and administer user accounts, assign courses one student at a time, and assign students to groups.

• Items in the Courses area allow managers to track student progress on all portal courses, assign multiple students to a course/track and manage course dates. 

• Items in the Reports area allow managers to run various progress tracking reports. CREATING AND ADMINISTERING USER ACCOUNTS

Manager Role - Page: 4 | L e a r n i n g Z e n . c o m

CREATING ACCOUNTS

Managers create accounts for their users b y clicking on the “Import/Add Users” link on the Manager Dashboard:

Figure 2- Import/Add Users

September 12, 2017

Manager Role - Page: 5 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Once you ’ve landed on the Import/Add Users page, you m ay add users in one of two ways:

1. By importing a spreadsheet file containing information for multiple new accounts (CSV method)

2. By entering data for new accounts directly on the page (data entry method).

CSV METHOD

The CSV method of importing users involves several simple steps. In general, the steps are: • Creating a spreadsheet which contains your news users 

• Running the import process while logged in as a portal manager

• Adding the new users to portal groups (also a portal administrator task)

The detailed steps for the CSV method are:

1. Create a spreadsheet file of your new users. This file can be created in programs such as Microsoft Excel. This file should contain 3 columns (in this order), Email address, First Name, and Last Name. The first row of the spreadsheet should NOT be a header row. Make sure you save the file as a CSV (Comma Delimited) file. Here is an example:

2.

Figure 3 - Create CSV File

Return to LearningZen and navigate back to the Import/Add Users page. Your page should look like this:

Manager Role - Page: 6 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Figure 4 - Import Users with CSV Option

3. Click the “Select” button, and in the File Upload dialog window that appears, browse to the location of the file you created in Step #1. Select that file and click the “Open ” button.

4. Click the “Upload File” button. Yo ur file will be uploaded and a sample of its contents will be displayed. Take a look at the columns and their contents and make sure they are matching up. Note that not all of your file’s contents may display at this time.

5. Change any settings desired on this page (See Figure 5). You must specify a default group to which users will be added, the format of each user's display nickname, who the portal invitation email will appear to be from (defaults to your name and email address), and a customized invitation message. To assign group(s) to the user click the Assign Groups link, select the group, click “Set Group”

Manager Role - Page: 7 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Figure 5- Import Users Settings

6. Next, click the “Validate” button. The contents of the file will be validated at this point. Any records that cannot be imported will be displayed here. You may choose to continue the import process at this point by clicking the “Create Users” button, or you may cancel the process by clicking the “Cancel” button. If you elect to continue the process, the users that pass validation will be processed. . Note: if you do not add the user to the desired group(s) then you will not be able to view them as a current user

7. After you complete the process, a summary of your import will be displayed. You will also be emailed a summary of the process.

Manager Role - Page: 8 | L e a r n i n g Z e n . c o m

8. Each user that is imported will also receive an individual email from the Portal. The email will contain their user name, initial password, and a link to follow to activate their account. Note that each user must activate their own account before they may log into the portal.

*Note: The import tool will not change the first and last name for users which already existed in LearningZen (determined by email address).

*Note: Users which already existed in your portal (determined by email address) will not receive an email.

9. User accounts are created with the following additional information:

a. The user's account login is his/her email address with a random password.

b. The country is set to United States

c. The reset password hint question will be set to “What is your email address?” d. The answer to that question will be their email address. Users will then be

displayed in the Current Users list, which may be found in the user section of manager dashboard.

10.

Users will then be displayed in the Current Users list.

Manager Role - Page: 9 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Figure 6- Current Users

11. Under the Current Users link there are different functions you can utilize. Use the search engine to modify your search by the users: Name, Email, or User name. You can also generate a list by Group, Active, Non-Active users, Portal Join Date, or Never Assigned to a course. After you modify your search click the Search button. To clear your last search click the Reset button. You can also create an Excel spreadsheet by simply clicking on the Excel Icon. The Excel export will have the following fields: Last Name, First Name, Nick Name, Email, Status, Created Date, and Join Portal Date. You must click the search button to see the list of all users in your portal. 

Manager Role - Page: 10 | L e a r n i n g Z e n . c o m

12. Bulk Actions. This function allows you to Resend Activation Emails, Assign Courses, and Remove Users from the Portal to multiple users at one time. To use this action first filter your search. After you have the desired search click the Select/Deselect box, choose your bulk action, and click the Run Action button.

Figure 7- Bulk Actions 

13. New users should individually log into the portal and set up their remaining information as desired: a. Avatar

b. Change their password

c. Postal Code

d. Time Zone

e. Interest Tags

f. Public Searching option

g.

Bio

DATA ENTRY METHOD

Manager Role - Page: 11 | L e a r n i n g Z e n . c o m

The Data Entry method of importing users starts out differently than the CSV method, but finishes in the same manner as the CSV method.

After you select the Import/Add Users navigational option, click the Data Entry radio button option. This will display an on-screen grid:

Figure 8 - Data Entry

Click into the grid where it says “Login / Email Address” on the first line and type the email address of the first person you wish to add. Then press the tab key to advance to the first name and last name fields. You may enter as many names here as you need. If you need more than the 3 initial rows, click the “Add Another Row” button. 

When you have entered all of the necessary data, click the Import Users button to advance to the next page, which is the same page as previously described and seen in Figure 5. Complete that page in the same manner as you would if you had used the CSV input option. 

Manager Role - Page: 12 | L e a r n i n g Z e n . c o m

ADMINISTERING ACCOUNTS

As a Manager, you have the ability to change a user's account login (email address), display nickname, first name, last night, country, postal code, and time zone. You can update the user’s school, employment history, training history, employment history, certifications, skills, and avatar/bio. Also, in addition you can reset the user's password or remove him/her from your portal or SSO. You can assign course assignments or view the user’s certificates. These features are accessed by clicking on the user’s name located in the Current Users List.

Figure 9- Administer Link

Click the Users Name to bring up the administration page for the appropriate user.

Manager Role - Page: 13 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Figure 10- Administer User

Please note that changes to the email address or display nickname on this page are not communicated to the user. Since the email address is used for logging into LearningZen, you will need to let users know of these changes prior to their next login attempt.

Resetting a password will send the user a new password in an email. This email will be sent to the email address specified above.

Manager Role - Page: 14 | L e a r n i n g Z e n . c o m

ASSIGNING STUDENTS TO COURSES

LearningZen provides two methods for assigning courses to students. You may assign multiple courses to a single student (the “By Student” option), or you may assign multiple stud ents to a single course (the “By Course” option). Both options are described in the subsequent sections.

ASSIGNING BY STUDENT

Use the “By Student” option when you want to assign one or more courses to a single student. You may already be working with that a particular student, or you may use the Current User list to locate a student. Once you have located a student on the Current User list, click their name then under the additional actions click “Course Assignments.”

Figure 11- Course Assignments Button

Manager Role - Page: 15 | L e a r n i n g Z e n . c o m

You will be taken to a page where you can easily assign multiple courses to this student.

The page will initially list all of the courses in the portal. You may filter the list of courses by using the Category dropdown at the top of the page. Once you select a category, click the Select button to the right of the category dropdown to perform the filtering action.

Courses previously assigned to this student will be indicated with a checkbox in the Assigned column and will be highlighted. Simply click the “Assigned” checkbox next to each course you wish to assign to this student and then when you are finished, click the “Update” button at the bottom of the page to save the assignments. Once this is complete, these courses will immed iately appear on the user ’s bookshelf and be available for taking. You have the option to send the user an email informing them that the course has been assigned. Click the box next to the “Send email notifications for new assignments”.

Figure 12- Course Assignments

ASSIGNING BY COURSE

Use the “By Course” option when you want to assign one or more students to a single course. You may have a group of students that need to all be assigned to this course.

Start this process by clicking the “Assign Students to a Course /Track” link on the Manager dashboard.

Manager Role - Page: 16 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Figure 13- Assign Students to a Course/Track Link on Manager Dashboard

Clicking that link will take you to a page where you may assign a course to groups, individual students, or combinations of groups and individual students.

Figure 14- Assign Students to a Course/Track

Manager Role - Page: 17 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Step 1. You will want to select a course. You can search for the course by its name, category, or you can scroll through the list. If it is a track that you are looking for, you will just need to switch to the track tab search by the name or scroll through the list. Make a selection.

Step 2. You will want to select a user or group. You can search for a user by their name, nickname, or email address. If it is a group that you are looking for you will need to switch to the group tab. Here, you will be able to search for the group the name or scroll through the list. Note: Please keep in mind if you switch between the two tabs you will lose your selection.

Step 3. Select Make Assignments. You have the option to add an available, overdue, and/or remove date. You can also leave these options blank.

Note: If you would like the user to receive an email about the latest assignment you will need to check the “Send assignment emails” box. If you leave it black they will not receive an email.

External classroom courses will require the selection of a session.

Manager Role - Page: 18 | L e a r n i n g Z e n . c o m

G GROUP AND COURSE CATEGORY ACCESS

ASSIGNING STUDENTS TO GROUPS (GROUP MEMBERSHIP)

Managers may assign students to groups during the initial account creation process, which is described previously in this document. See the “Creating Accounts” section for this information.

Managers may also assign students to groups and change group membership at any time. This process is started by clicking on the “Group Membership” link on the Manager dashboard.

Figure 15- Group Membership Link on Manager Dashboard

Clicking on that link will take you to a page that lists the groups that you manage. You may then click the “Members” button on any of those groups to see the members in that group. Doing so will take you to a page similar to this:

Manager Role - Page: 19 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Figure 16 - Group Members

Use the arrow buttons in the middle of the page to move users back and forth between the users in the group (box on the left) and the available users (box on the right). The single arrow buttons move selected people back and forth and the double arrow buttons move all members back and forth. When you are finished, click the “Save Group Member Changes” button.

You may see that some of the names on this page are listed in red, as is indicated on this picture. People are listed in red when this is the last group they belong to. If you remove a person from the last group they belong to, you will no longer be able to manage them. If you do this by mistake, notify your portal administrator, who can reinstate them into one of your groups. 

MANAGE COURSE CATEGORIES

Manager Role - Page: 20 | L e a r n i n g Z e n. c o m

Managers can also view the course categories defined in the portal. If any of your users should

not see the portal categories listed,

notify your portal administrator so they can make changes

to the course category permission settings.

Figure 17- Manage Course Categories Link

Manager Role - Page: 21 | L e a r n i n g Z e n . c o m

RESS TRACKING

Managers may track student progress through courses in several different ways. In general, the two main ways to do this are:

1. By viewing detailed and summary information on a course-by-course basis (View Portal Courses).

2. By running various reports. 

VIEW PORTAL COURSES

The first way to track student progress starts with clicking on the “View Portal Courses” link on the Manager dashboard.

Figure 19- View Portal Courses Link on Manager Dashboard

Clicking that link will take you to a page that lists all of the courses in the portal. Click a course title to take you to detailed course information and to look at student progress on that course. 

Manager Role - Page: 22 | L e a r n i n g Z e n. c o m

Figure 20 - Portal Courses

Manager Role - Page: 23 | L e a r n i n g Z e n . c o m

The default view when arriving on the course detail page is the Students tab. This tab allows you to perform a number of different actions. You may:

• View the list of students that have taken the course, and see their detail progress on the course. If they have attempted an exam, click on the “Exam Passed” or “Exam Failed” links to see which questions were asked and the student’s answers.

• Give a currently enrolled student credit for the course by clicking the “Give Credit” button associated with a student. 

• Withdraw a student from the course by clicking the “Withdraw Student” button associated with a student.

• Email all students in this list by clicking the “Email All Students” button located above the student list.

• Give a student not currently enrolled credit for the course by clicking the “Give Credit” button located above the student list.

• Send a message to a student by clicking the letter icon located jus t below the student’s avatar on the left side of the student list.

• View the student’s profile by clicking the person icon located just below the student’s avatar on the left side of the student list.

Manager Role - Page: 24 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Figure 21 - Course Student Detail

You may click on the other tabs in this area to view various other data related to this course: • Click the Course Description tab to see the description set by the course author.

• Click the Feedback tab to view student feedback on this course.

• Click the Discussion tab to view and forum posts related to this course.

• Click the Audit tab to view the audit history for this course, including when it was created, published, etc.

• Click the Statistics tab to view the overall and detailed exam question statistics for this course.

• Click the Finances tab to view the revenue and classroom costs for this course, if appropriate.

REPORTS AND METRICS

Various reports are available to managers. Click any of the links in the Reports area of the Manager dashboard or click the “Reports & Metrics” link in the purp le navigation area just below the Manager tab. Then, select a report from the dropdown.

Manager Role - Page: 25 | L e a r n i n g Z e n . c o m

All of the reports allow you to select various filtering criteria prior to running the report. For instance, the Metrics report filtering criteria is as follows:

Figure 22 – Metrics Report Criteria

Several types of filtering criteria are available:

• Drop Down Fields – these fields will contain a down arrow on the right side of the field. You may either click the down arrow to display a selection list, or, frequently, you may also start typing and matching values will be shown. In the example above, the Show Course field is one of these types of fields.

• Open Text Fields – Simply type a value in this field. In the example above, the Keywords field is one of these types of fields.

• Multiple Selection Fields – these fields allow you to select more than one value from a list. In the example above, the Groups field is one of these types of fields. Click the Groups icon to display the list.

Specify the various filtering criteria as desired, and then click the Run Report button. Your results will be displayed below the filtering criteria.

Once results are displayed, you usually have several options:

• You may print the report using the printer icon, which is located just above the results. • Depending upon the type of data displayed, you may have a spreadsheet icon, which

will allow you to export the results to a spreadsheet (typically Microsoft Excel).

• Also depending upon the type of data displayed, you may have a PDF icon, which will allow you to export the results to an Adobe PDF document.

Manager Role - Page: 26 | L e a r n i n g Z e n . c o m

• Some reports enable drilling down to additional details. This will be enabled if there are icons or links within the result sets themselves.

Here is a list of the reports available to a Manager:

• Metrics Report

• Student Training Report

• Non-Completion Report

• Progress Report By Student

• Progress Report By Course

• At a Glance Report

Manager Role - Page: 27 | L e a r n i n g Z e n . c o m

Managers have the option to Manage Course Dates. This function allows you to search for course due dates and edit them. You can edit the date the course is available, due, and removed.

Under your “Manager” tab click the “Manage Course Dates” link.

Figure 23- Manage Course Dates Link

Manager Role - Page: 28 | L e a r n i n g Z e n . c o m

The following page allows you to search for courses that have due dates already. It provides the students name, course name, enroll, available, due, and date removed. Here can edit the dates to allow the students more time. You can also email the information or create an Excel spreadsheet.

Figure 24- Manage Course Dates Search Page

Manager Role - Page: 29 | L e a r n i n g Z e n . c o m

SUGGESTIONS?

This is the end of the Manager Role Guide. We hope you have found it useful.

If you have any suggestions or corrections for it, please contact to LearningZen Customer Service at (877) 850-1214 or support@learningzen.com .

Thank you. 

Manager Role - Page: 30 | L e a r n i n g Z e n . c o m